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Redação oficial

02/02/2011

Redação oficial: ofícios, comunicações internas, cartas, requerimentos, protocolo, expedição e distribuição de correspondência.

Redação oficial:

Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações, que tantoserdirigidos ao poder público como a particulares. uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade podem

Características

I – Impessoalidade - Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntosquecomunicações oficiais decorre: constam das

a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de umexpedienteassinado por Chefe de determinada Seção, é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização, que permite que comunicações elaboradas em diferentessetores da Administração guardem entre si certa uniformidade;

b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades: ela pode ser dirigida aumcidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão público. Nos dois casos, temos umdestinatárioforma homogênea e impessoal; concebido de

c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não cabe qualquer tomparticular oupessoal.

 

II – Concisão – A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto queconsegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que se redija comqualidade, éfundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo pararevisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ourepetições desnecessárias de idéias. não se deve de forma alguma entendê-la comoeconomia de pensamento, istoé, não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo emtamanho. Trata-se exclusivamentede cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. essa

III – Clareza - A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Pode-se definir como claroaqueletexto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por sisó: eladepende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem:

a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamentodado aotexto; personalista

b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulosde circulação restrita, como a gíria e o jargão;

c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;

d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lheacrescentam.

É pela correta observação dessas características que se redige com clareza

Pronomes de tratamento

§ 316 (Gramática Metódica – Napoleão Mendes)

Vossa – emprega-se quando nos dirigimos à pessoa – Acabo de receber o diploma que VossaSantidadeOu Vossa Senhoria nomeará o seu substituto? Caso a pessoa à qual nos dirigimos seja do sexo masculino, oadjetivo deve guardar concordância: Vossa Senhoria está ocupado? (dirigindo-se a um homem) se dignou enviar-me.

Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria está atarefada? (dirigindo-se a uma mulher)

Sua – emprega-se quando nos referimos à pessoa – Vi sua Santidade o Papa Paulo VI quando estiveem Roma.

1- Vossa Excelência:

a) do Poder Executivo;

Presidente da República;

Vice-Presidente da República;

Ministros de Estado;

Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;

Oficiais-Generais das Forças Armadas;

Embaixadores;

Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;

Secretários de Estado dos Governos Estaduais;

Prefeitos Municipais.

b) do Poder Legislativo:

Deputados Federais e Senadores;

Ministros do Tribunal de Contas da União;

Deputados Estaduais e Distritais;

Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;

Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.

c) do Poder Judiciário:

Ministros dos Tribunais Superiores;

Membros de Tribunais;

Juízes;

Auditores da Justiça Militar.

1.1 O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,

Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

1.2 As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Senhor Senador,

Senhor Juiz,

Senhor Ministro,

Senhor Governador,

2. Vossa Senhoria

É empregado para as demais autoridades e para particulares.

2.1 O vocativo adequado é:

Senhor Fulano de Tal,

(…)

No envelope, deve constar do endereçamento:

Ao Senhor

Fulano de Tal

Rua ABC, no 123

12345-000 – Curitiba. PR

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para asautoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome detratamento Senhor.

Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-loindiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham talgrau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis,especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejadaformalidade às comunicações.

Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição,emcomunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:

Magnífico Reitor,

(…)

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são:

Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é:

Santíssimo Padre,

(…)

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe ovocativo:

Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou

Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,

(…)

Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

2.2. Fechos para Comunicações

O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria no 1 do Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente, (COBRADO EM CONCURSO)

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente, (COBRADO EM CONCURSO)

Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.

2.3. Identificação do Signatário

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura)

NOME

Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República

(espaço para assinatura)

NOME

Ministro de Estado da Justiça

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

O Padrão Ofício

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanças.

Partes do documento no Padrão Ofício

aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:

Exemplos:

Mem. 123/2002-MF               Aviso 123/2002-SG                Of. 123/2002-MME

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:

Exemplo:

Brasília, 15 de março de 1991.

c) assunto: resumo do teor do documento

Exemplos:

Assunto: Produtividade do órgão em 2002.

Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício devesertambém o endereço. incluído

e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deveconterseguinte estrutura: a

– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto quemotivacomunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta; a

–  desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto,elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.

Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados emitensou títulos e subtítulos.

Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:

– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa dodocumento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto deque trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:

Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano deTal.”

ou

“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereirode 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização detécnicas agrícolas na região Nordeste.”

– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.

f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicações);

g) assinatura do autor da comunicação; e

h) identificação do signatário (v. 2.3. Identificação do Signatário).

Aviso e Ofício

Definição e Finalidade

Avisoofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre elesqueo aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que oofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiaispelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares. é

Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, avisoofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo,quedestinatário (v. 2.1 Pronomes de Tratamento), seguido de vírgula. invoca o

Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República

Senhora Ministra

Senhor Chefe de Gabinete

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:

– nome do órgão ou setor;

– endereço postal;

– telefone e endereço de correio eletrônico.

Memorando ou comunicação interna

Definição e Finalidade

memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, queestarhierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicaçãoeminentemente interna. podem

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pelarapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número decomunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço,em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurandomaior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matériatratada nomemorando.

Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que oseudestinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Exemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração                   Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

A matéria exposta até aqui foi retirada do site fonte do saber

Carta:

CONCEITO

Carta oficial é um tipo de correspondência  utilizada por alguns órgãos públicos, em situações não-cerimoniosas, com relação a pessoas estranhas ao serviço público. Modernamente, as cartas oficiais vêm sendo absorvidas pelos ofícios, e estes cada vez mais se generalizam.

Se você tiver mais informações sobre cartas, favor fazer um comentário

Requerimento

UTILIZAÇÃO: para solicitar autoridade pública algo que, ao menos supostamente, tenha amparo legal.

DETALHES:  • O texto deve ser bastante objetivo, redigido em 3ª pessoa.

• A paragrafação pode seguir o estilo americano (sem entradas de parágrafo), ou estilo tradicional. No caso de estilo americano, todo o texto, o fecho e a data devem ser alinhados à margem esquerda. No estilo tradicional, o fecho e a data devem ser alinhados à direita.

• Por conter muitas informações, é de bom tom que o texto não ultrapasse 6 ou 10 linhas, incluindo a identificação, exposição e justificativa.

• Caso seja necessário anexar algum documento, o(s)  anexo(s) deve(m) ser mencionado(s) no texto.

• Para um bom requerimento, basta esquematizá-lo, segundo os passos:

(Destinatário/invocação)

Requerente    Identificação

O que requer    Justificativa    (Amparo legal, se houver)

(Localidade e data)    (Assinatura)

a) DESTINATÁRIO (invocação): deve conter o tratamento conveniente, o título ou o cargo do destinatário, sem citar o nome. Por uma questão de destaque, o destinário pode vir todo em letras maúsculas, mas não é obrigatório.

MAGNÍFICO SR. SUB-REITOR DE GRADUAÇÃO DA UNINERJ.

b) TEXTO: cerca de 7  linhas abaixo do destinatário. Na datilografia, espaço 2; em digitação, espaço 1,5.

NOME E  IDENTIFICAÇÃO: informações necessárias completas (nacionalidade, estado civil, endereço, identidade, CPF, etc.).

EXPOSIÇÃO: descreve-se o que se está requerendo, com toda clareza possível.

JUSTIFICATIVA: as razões pelas quais está requerendo. Pode-se citar leis, ou indicar documentos que comprovem.

c)FECHO: cerca de 3 linhas abaixo do texto. Pode ocupar uma ou duas linhas. Não é obrigatório.

Está matéria foi retirada da página de elir ferrari

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Protocolo:

registro de protocolo (ou simplesmente “o protocolo“) é o livro (ou, mais atualmente, o suporte informático) em que são transcritos progressivamente os documentos e os atos em entrada e em saída de um sujeito ou entidade (público ou privado). Este registro, se obedecerem a normas legais, têm fé pública, ou seja, tem valor probatório em casos de controvérsia jurídica.

O termo protocolo tem um significado bastante amplo, identificando-se diretamente com o próprio procedimento. Por extensão de sentido, “protocollo” significa também um trâmite a ser seguido para alcançar determinado objetivo (“seguir o protocolo”).

A gestão do protocolo

A gestão do protocolo é normalmente confiada a uma repartição determinada, que recebe o material documentário do sujeito que o produz em saída e em entrada e os anota num registro (atualmente em programas informáticos), atruibuindo-lhes um número e também uma posição de arquivo de acordo com suas características.

O registro tem quatro elementos necessários e obrigatórios:

  1. Número progressivo
  2. Data de recebimento ou de saída
  3. Remetente ou destinatário
  4. Regesto, ou seja, breve resumo do conteúdo da correspondência.

Esta matéria foi retirada da wikipédia

Expedição e distribuição de correspondência:

Pelo que entendi deste assunto a expedição e distribuição de correspondência é feita pelo protocolo, então o texto abaixo de

Flávio Rolim Pinheiro Resende

Douglas Marques Evangelista

explica bem o assunto, mas caso você não concorde ou queira acrescentar mais conteúdo favor fazer um comentário.

Protocolo: solução ou problema ?

Por Flávio Rolim Pinheiro Resende

Douglas Marques Evangelista

Resumo

Serão apresentadas situações que identificam a necessidade da adaptação de uma instituição com relação aos protocolos. Um breve comentário inicial delimitará os termos usados a fim de esclarecer o assunto a ser tratado. Ações cotidianas serão apresentadas para que sirvam de ponto de partida para a discussão do problema das massas documentais acumuladas.  Erros dentro do gerenciamento dos arquivos também serão expostos, como forma de exemplificar algumas vantagens da implantação de um sistema de protocolo. “Normas” de procedimentos servirão como base para que,  se implantado, o protocolo não se torne um setor  de difícil e inadequada manutenção.

Palavras – chave: protocolo; arquivo corrente; documentos; tramitação.

Introdução

É conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje uma notoriedade muito melhor do que já se viu há algum tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda não é o desejado. Para que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural. É justamente para isto que serão apresentadas informações que possam auxiliar numa melhor compreensão do que se trata, ou mesmo até que ponto um sistema de protocolo pode auxiliar ou prejudicar a tramitação documental.

Desenvolvimento

 

Inicialmente, apresentaremos os conceitos de gestão documental e protocolo, que serão de grande importância para uma melhor compreensão do tema proposto. “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991). Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.  (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).

É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros  problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo.

Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação) vamos dar atenção especial ao Protocolo. É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo.  E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.), destaca-se:

  • Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.

Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.):

  • Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários;
  • Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;
  • Classificar o documento de acordo com o método da instituição;, carimbando-o em seguida;
  • Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
  • Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
  • Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;
  • Arquivar as fichas de protocolo.

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento.  Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

  • Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
  • Separar as cópias, expedindo o original;
  • Encaminhar as cópias ao Arquivo.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.

Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.

Conclusão

Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque as grandes instituições optam por um sistema de protocolo. Independente do tamanho da instituição, a idéia da implantação de um sistema de protocolo é válida, desde que algumas ações sejam tomadas no sentido de colaborar para que este sistema atenda às necessidades para que foi criado.  Esperamos que tenha ficado claro que de nada adianta apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo se não houver uma colaboração instituição / funcionários. É um procedimento relativamente simples, se comparado as facilidades que pode trazer. Fica ainda a idéia que não se deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os suportes estão sempre em transformação, necessitando assim de melhores condições na manutenção destes.

Referências Bibliográficas

 

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.

 

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 4.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 97-99.

 

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; SERRA JÚNIOR, Lamberto Ricarte. O sistema de registro e controle da tramitação das informações arquivísticas: possibilidades de construção de um instrumento gerencial.  Brasília, 2000.

SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44.

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14 Comentários
  1. Daiane Coutinho permalink

    CARTA

    Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.

    Suas partes componentes são:
    1. Local e data, por extenso, à esquerda da página.
    2. Endereçamento (alinhado à esquerda): nome do destinatário, precedido da forma de tratamento, e o endereço.
    3. Vocativo: a palavra Senhor (a), seguida do cargo do destinatário, e de vírgula.
    4. Texto paragrafado, com a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo da carta.
    5. Fecho de cortesia, seguido de advérbio adequado: Cordialmente, Atenciosamente, ou Respeitosamente.
    6. Assinatura, nome e cargo do emitente da carta.

    EXEMPLO

    Rio de Janeiro, 28 de abril de 1999

    Ilm.º Sr.
    Professor Evanildo Bechara
    Rua da Ajuda n.º 0 / apto 208
    Centro – Rio de Janeiro – RJ
    20000-000

    Senhor Professor,

    A Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação vem desenvolvendo ações no sentido de uniformizar e racionalizar os procedimentos administrativos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, visando à transparência dos atos governamentais, à melhoria dos serviços prestados e ao controle, por parte do cidadão, das políticas públicas implementadas.

    Para atender aos objetivos propostos, estão sendo desenvolvidos diversos projetos que alcançam diferentes setores da administração, dentre eles, o Manual de Redação Oficial do Estado do Rio de Janeiro.

    Os trabalhos de seleção dos atos, conceituação e elaboração de modelos foram realizados por grupo de especialistas das áreas de direito, letras, administração, documentação e comunicação e já se encontram em fase final. No entanto, ainda se faz necessária uma revisão por profissional de reconhecida experiência, para garantir a excelência da publicação.

    Para este fim, conforme entendimentos anteriores havidos com a Professora Helenice Valias de Moraes, venho solicitar sua colaboração. Na expectativa de pronunciamento favorável, agradecemos antecipadamente a gentileza.

    Atenciosamente

    HUGO LEAL MELO DA SILVA
    Secretário de Estado de Administração e Reestruturação

    • Oi Daiane, obrigado por completar este tópico, espero que sempre que ver algo faltando acrescente como fez agora.
      abraços
      eder

  2. Pamela permalink

    Acho que osso pode ajuda… Encontrei na internet

    Funções do Protocolo

    1-Receber a correspondência
    2-Separar a correspondência oficial da particular
    3-Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso
    4-Encaminhar a correspondência sigilosa aos destinatários.
    5-Abrir a correspondência ostensiva
    6-Interpretar e classificar com base no código de assunto adotado
    7-Colocar o carimbo do protocolo – o número e a data (canto superior direito do
    documento).

    8-Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo
    9-Encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação.

    Funções da Expedição
    1-Receber a correspondência (original, envelope e cópias em cores e quantidades a
    determinar).

    2-Verificar se não faltam folhas em anexo
    3-Numerar e completar a data no original e nas cópias.
    4-Separar o original das cópias
    5-Expedir o original, com os anexos se for o caso
    6-Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem,
    ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivo propriamente dito.

    Fonte: http://www.scribd.com/doc/14343700/Tecnica-de-Arquivo

    • Oi Pamela, obrigado pela ajuda, quanto mais informação sobre o assunto é melhor
      abraços
      eder

  3. Irenildes permalink

    Oi, tudo bem, obrigada pelo material, me ajudou bastante.
    Um abraço
    Irenildes

    • Que bom que o site te ajudou, espero que continue estudando conosco
      abraços
      eder

  4. Estou tentando entrar no site http://www.centraldefavoritos.net mas diz que está suspenso.
    Quando voltará ao normal?!

    Obrigada!!

  5. Sandra permalink

    Prezado Eder,

    Tem alguma informação sobre o concurso da UFBA para tecnico administrativo, material que podemos estudar para a prova?

    Atenciosamente,
    Sandra

    • Oi Sandra vi o edital do concurso e tem muita matéria no site. É só ir na aba superior de concursos e estudos, ou digitar no procurar que você encontrará. Farei o seguinte para você. Organizarei as postagens para este concurso para te facilitar, então continue estudando pelo site ok.
      Outra coisa, não estou mais atualizando por este endereço. Agora é :
      http://www.centraldefavoritos.net
      abraços
      eder

  6. Thais Rodrigues permalink

    Prezado Eder,

    Não consigo acessar o link http://www.centraldefavoritos.net……Tá tendo alguma incid~encia com o site?? Existe prazo para normalização?

    Grata

    • Oi Thais este endereço não utilizo mais.Na época tinha aberto ele porque que tinha a intenção de colocar publicidade para rentabilizar o site, mas o servidor deu problema e acabei voltando para este endereço que é um servidor gratuito. Todas as postagens que havia lá estão neste endereço.
      Abraços
      Eder

  7. Obrigada!!
    Tenho dificuldade em fazer redaçao,nao tenho mt clareza sobre tais assuntos,ms me ajudou bastante…
    Deu p entender ms o assunto.

    • Obrigado Silvia pelo comentário, vejo que o site esta atendendo sua expectativa. Gostaria de pedir que divulgue ele em seu Facebook e Twitter para que outros concurseiros possam aproveitar também.
      abraços
      Eder

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