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Processo organizacional: Controle e avaliação

09/01/2011

Processo organizacional: controle e avaliação

CONTROLE DA AÇÃO EMPRESARIAL


A função de controle está relacionada com as demais funções do processo administrativo: o planejamento, a organização e a direção repercutem nas atividades de controle da ação empresarial. Muitas vezes se torna necessário modificar o planejamento, a organização ou a direção, para que os sistemas de controle possam ser mais eficazes.

Texto retirado do site angel fire

Controle: significa verificar se o que foi planejado e organizado está sendo, de fato, executado conforme o planejado e organizado. Consiste em medir e corrigir o desempenho dos subordinados para assegurar que os objetivos da empresa sejam atingidos, identificar os possíveis erros ou desvios, a fim de corrigi-los e evitar a sua repetição.

O controle é um processo cíclico e repetitivo composto de quatro etapas a saber:

estabelecimento de padrões;

avaliação do desempenho;

comparação do desempenho com o padrão estabelecido e

ação corretiva.

À medida que o processo se repete, o controle permite um gradativo aperfeiçoamento, ou, em outros termos, uma gradativa aprendizagem do sistema, que corrige seus erros e melhora seu desempenho. Seguindo esses processos e procedimentos o administrador multiplica suas chances de sucesso em qualquer empreendimento.

Fases do controle

1. Estabelecimento de padrões de desempenho

Os padrões representam o desempenho desejado. Podem ser tangíveis ou intangíveis, vagos ou específicos, mas sempre relacionados  com o resultado que se deseja alcançar. Os padrões são normas que  proporcionam a compreensão daquilo que se deverá fazer.

A Escola da administração Científica de Taylor deu exagerada ênfase  ao desempenho de técnicas  e métodos capazes de proporcionais padrões  de desempenho. O “estudo de tempos e movimentos”  constitui uma técnica desenvolvida para determinar o tempo padrão, isto é, o tempo médio que um operário deverá levar para executar uma determinada tarefa. O custo padrão é um outro exemplo de técnica que fixa padrões para analisar e controlar os custos empresariais.

Existem vários tipos de padrões utilizados para avaliar e controlar os diferentes recursos da empresa, a saber:

a. Padrões de quantidade: como número de empregados, volume de produção, volume de vendas, percentagem de rotação do estoque, índice de acidentes etc.

b. Padrões de qualidade: como padrões de qualidade para a produção, funcionamento de máquinas e dos equipamentos, qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa, assistência técnica etc.

c. Padrões de tempo: como permanência média do empregado na empresa, tempos padrões de produção, tempo de processamento dos pedidos dos clientes etc.

d. Padrões de custo: como custo de estocagem das matérias-primas, custo do processamento de um pedido, custo de uma requisição de material, custo de uma ordem de serviço, relação custo-benefício de um novo equipamento, custos diretos e indiretos da produção etc.

2. Avaliação do desempenho

Para se controlar o desempenho deve-se, pelo menos, conhecer algo a respeito dele e do seu passado, Isto pode parecer coisa simples, porém, se a base da mediação ou mensuração não for bem definida, o processo cairá em erros e confusões. Um sistema de controle depende da informação imediata a respeito do desempenho e da unidade de mensuração deverá estar de acordo com o padrão predeterminado e deverá ser expressa de forma que facilite uma comparação entre o desempenho e o padrão de desempenho desejado.


3. Comparação do desempenho com o padrão

A comparação do desempenho com o que foi planejado não busca apenas localizar os erros ou desvios, mas também permitir a predição de outros resultados futuros. Um bom sistema de controle, além de proporcionar rápidas comparações, permite localizar possíveis dificuldades ou mostrar tendências significativas para o futuro. Não é possível modificar o passado, mas a sua compreensão pode propiciar auxilio para, a partir do presente, criar condições para que as operações futuras obtenham melhores resultados.

No fundo, a comparação pode ser feita por meio de:

a. Resultados: quando a comparação entre o padrão e a variável é feita depois de terminada a operação. A mensuração  realiza-se em termos de algo pronto e acabado, no fim da linha, e apresenta o inconveniente de mostrar os acertos e faltas de uma operação já terminada, uma espécie de atestado de óbito de algo que já aconteceu.

b. Desempenho: quando a comparação entre o padrão e a variável é feita paralelamente à operação, ou seja, quando a comparação acompanha  a execução da operação. Embora feita paralelamente ao tempo e, portando, atual, a mensuração é feita sobre uma operação em processamento e ainda não terminada. Correspondente a uma espécie de monitoração do desempenho, sem interferir no seu resultado ou na sua consecução.

A comparação do resultado ou do desempenho em relação ao padrão pode resultar em três possibilidades:

a. Conformidade ou aceitação: o resultado ou desempenho está de acordo com o padrão e, portanto, aceito.

b. Os resultados ou desempenho apresenta leve desvio quanto ao padrão, mas dentro da tolerância permitida, e, portanto, aceito, embora a conformidade não seja a ideal.

c. Rejeição: o resultado ou desempenho apresenta desvio, afastamento ou discrepância para maio ou para menos em relação ao padrão, além da tolerância permitida e, portanto, rejeitando e sujeito à ação corretiva.

A comparação dos resultados obtidos com os resultados planejados geralmente é feita por meios de apresentação como gráficos, relatórios, índices, percentagens, medidas e estáticas etc. Esses meios de apresentação impõem técnicas à disposição do controle para que este tenha maior informação sobre aquilo que deve ser controlado.

4. AÇÃO CORRETIVA

O controle deve indicar quando o desempenho não está de acordo com o padrão estabelecido e qual a medida a adotar. O objetivo do controle é exatamente indicar quando, quanto, onde e como se deve executar a correção.

A ação corretiva é tomada a partir dos dados quantitativos gerados nas três fases anteriores do processo de controle. As decisões quanto ‘as correções a serem feitas representam a culminação do processo de controle.

Qualquer que seja o nível, a área de atividade ou o problema envolvido, o processo de controle é basicamente o mesmo e segue aproximadamente estas quatro fases. Pode mudar o mecanismo, mas o processo é sempre o mesmo.

O controle depende e contribui para as outras funções administrativas, guardando estreito inter-relacionamento com todas elas. Sem o planejamento para fixar os objetivos e especificar as atividades, o controle não teria qualquer propósito. Sem a organização, a orientação sobre quem deve fazer as avaliações e quem deve tomar as ações corretivas não existiria. Sem a direção, todos os relatórios de avaliação não teriam nenhuma influência sobre o desempenho atual da empresa.

Este último texto foi retirado do Cola na Web

Acredito que lendo este 3 textos você estará bem preparado no tema, mas caso queira acrescentar mais alguma informação é só postar um comentário

abraços

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