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Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

09/12/2010

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo:

Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:

  • Classificação Alfabética
  • Classificação Numérica
  • Classificação Alfa-numérica
  • Classificação Cronológica
  • Classificação Geográfica
  • Classificação Ideológica
  • Classificação Decimal
  • Classificação Decimal Universal (CDU)
  • Classificação Automática


Vejamos todas como é:

Classificação Alfabética
A classificação alfabética é o sistema de classificação mais conhecido, o mais utilizado e o mais antigo de todos. Se à primeira vista nos dá a sensação de ser o mais simples de aplicar, essa simplicidade é aparente. Quando a documentação a ser classificada é pouco numerosa e se refere a pessoas físicas, são poucos os problemas que surgem. Contudo, se o volume da documentação for elevado surge o problema dos homónimos.

Da mesma forma quando a documentação diz respeito a denominações de organismos ou empresas, frequentemente em forma de siglas, a sua classificação pode tornar-se complexa e de difícil resolução.

No sistema de classificação alfabético, os grupos principais são ordenados pelas letras do alfabeto e dentro de cada grupo os documentos a serem classificados organizam-se segundo a ordem alfabética da palavra-chave, permitindo intercalar, continuadamente, novos documentos no lugar correspondente. É por isso considerado um sistema aberto.

A coincidência do primeiro apelido numa série de documentos obriga a tomar como recurso uma nova palavra-chave para servir de orientação na classificação de documentos. Este procedimento pode não resolver o problema e terá de se arranjar uma terceira palavra-chave para a sua resolução e assim sucessivamente. Os critérios assim aplicados para solucionar estes problemas são subjectivos e susceptíveis de serem escolhidos segundo o capricho do técnico que classifica no momento, e pode originar aplicações diferentes para um mesmo organismo.

Este problema só pode ser ultrapassado com a elaboração e aplicação de normas que regulam as classificações, como já acontece em alguns países, por exemplo na França. Independentemente das normas a serem aplicadas, há um determinado número de regras que se utilizam genericamente e que permitem, à partida, encontrar a palavra-chave do documento a ser classificado para, posteriormente, ser ordenado por ordem alfabética.

Antes de proceder a explanação destas regras, convém referir, que qualquer denominação é susceptível de decomposição em várias palavras-chaves. Por exemplo, o nome Francisco Manuel Costa pode descompor-se em três palavras-chave: a primeira, Francisco; a segunda, Manuel; e a terceira, Costa. Isto quer dizer, que qualquer uma das partes do nome de uma pessoa ou organização é susceptível de ser escolhida como palavra-chave e pode ser ordenado alfabeticamente.

É muito importante a existência de regras, normas e procedimentos a serem adoptados para que os critérios a aplicar nas organizações sejam uniformes. As regras que se encontram nesta hiperligação são básicas e podem ser adaptadas a qualquer organização ou serviço de forma a proporcionar critérios uniformes

Classificação Numérica

A classificação numérica utiliza a sequência natural dos números inteiros para ordenar os elementos de um conjunto de documentos. Este sistema de classificação é utilizado em conjunto com outros sistemas, normalmente, com o sistema alfabético, para que se possam arquivar ou recuperar os documentos. Está combinação pode ser traduzida em ficheiros remissivos, ordenados alfabeticamente, ou mediante a utilização de meios informáticos que permitirão a localização os documentos para posterior utilização.

Este sistema tem como vantagens principais: o facto de permitir a classificação de um modo indefinido e sem interrupções; possibilita a detecção imediata da falta de um processo ou documento pela ausência do número sequencial correspondente, já que se torna mais fácil ler números do que letras e permite uma arrumação dos documentos ou processos de forma rápida e expedita.

O principal inconveniente é o facto de se tornar muito difícil a localização de um documento ou processo quando se lança erradamente um número.


Classificação Alfa-numérica

A classificação alfa-numérica resulta da combinação dos sistemas de classificação alfabética e numérica. Baseia-se, na atribuição de um número ou conjuntos de números a uma determinada classe alfabética para posterior arquivamento e localização.

Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco de erro no arquivamento dos documentos e processos, já que estes são localizados pelo número atribuído a classe, procurando-se a seguir, na sequência alfabética. A probabilidade de erro fica assim restringida ao espaço compreendido pela classe.
Exemplo:

  • O nº 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al
  • O nº 2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az
  • O nº 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – Bl
  • O nº 4 corresponde à classe compreendida entre: Bm – Bz
  • O nº 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca – Cl
  • O nº 6 corresponde à classe compreendida entre: Cm – Cz

E assim sucessivamente…

Se quiser-mos localizar um processo referente a Costa, José Gonçalves, temos de o procurar no nº 6 (Cm – Cz) e dentro desta classe encontra-se arquivado por ordem alfabética.


Classificação Cronológica

A classificação cronológica tem por base a possibilidade em agrupar determinado número de documentos de acordo com as divisões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema, como se pode observar, é muito semelhante ao sistema numérico simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinação com outros sistemas classificativos, sobretudo, o alfabético.

A localização de um documento classificado cronologicamente requer um conhecimento perfeito da data exacta (ano, mês ou dia) sem a qual não será possível localiza-lo. Este tipo de classificação não oferece especiais dificuldades quando se procede a incorporação de novos documentos. Quando se pretende localizar e recuperar os documentos é necessário elaborar fichas remissivas alfabéticas, por exemplo de assuntos, que possibilitam a indicação da data do documento.

As conservatórias do Registo Civil, por exemplo, são serviços onde a ordenação e pesquisa de documentos é elaborada mediante recurso às datas de nascimento, casamento, morte e de outros assuntos. Este tipo de classificação é aplicado em arquivos de documentos de origem contabilística: facturas, pagamentos de contribuições, ordenados e outros assuntos relacionados com esta e em Arquivos Históricos e Etnográficos, uma vez que proporciona a ligação do passado ao presente e nos mostrando-nos a evolução das instituições ao longo da história.

Classificação Geográfica

Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a diferença de que os documentos são classificados e agrupados com base nas divisões geográficas/administrativas do globo: países, regiões, províncias, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de localização.

Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos, como por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com vista a um melhor acondicionamento e localização dos documentos e a sua informação.

O sistema de classificação geográfica resulta do facto de haver necessidade de localizar factos ou pessoas num espaço geográfico determinado, como por exemplo; as colecções ou séries filatélicas que normalmente são agrupadas por localidades, países, regiões e outros critérios relacionados com estes. É muito utilizado em museus etnográficos e de arte popular.

Classificação Ideológica

A classificação ideológica, também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabética.

Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em grupos e sub-grupos com características cada vez mais particulares e restritas exigindo um certo controlo e disciplina devido à grande variedade de palavras com significados análogo.

Para aplicar este sistema é necessário elaborar um instrumento de trabalho que sirva de orientação para a classificação de assuntos nos arquivos e que se designa normalmente por classificador ou listagem por assuntos. O classificador deve ser elaborado respeitando um determinado número de regras, tais como, evitar as abstracções (por abrangerem matérias demasiado vastas) e afastar a utilização de palavras com significados análogos, colocando-se na lista uma remissiva para a palavra-chave que está a ser utilizada.

Para que o nosso trabalho fique completo deve-se submeter a listagem a uma cuidadosa avaliação pelos utentes do arquivo, de forma a poder introduzir os melhoramentos necessário que permitam a recuperação dos documentos arquivados Este instrumento deve ser periodicamente revisto e actualizado, e deve reflectir a estrutura interna do organismo.

As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo resultam do facto de se poder ter uma visão global dos assuntos que são abordados na documentação, permitir o agrupamento dos documentos de acordo com o seu conteúdo, ser extensível até ao infinito e de ser altamente flexível.

A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a seguinte:

  1. Divisão do assunto em capítulos
  2. Divisão de cada capítulo em famílias
  3. Divisão de cada família em grupos, representando assuntos especializados
  4. Divisão eventual de cada grupo em sub-grupos, indicando uma divisão particular

Classificação Decimal

O sistema de classificação decimal pode ser considerado um critério classificativo resultante da combinação da classificação numérica com a ideológica.

Este método classificativo foi idealizado pelo bibliotecário norte-americano Mevil Dewey que a definia, na essência, como uma classificação de assuntos relacionados a um índice relativo. Não só foi criada para a arrumação dos livros nas prateleiras mas também para indicações nos catálogos, recortes notas, manuscritos e de um modo geral, todo material literário de qualquer espécie. Foi aplicado pela primeira vez a partir de 1851, na biblioteca de Amhrest College de Massachussets, nos Estado Unidos da América e com bons resultados.

A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos assuntos ou matérias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria (0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessivamente. Assim, por exemplo, ao grupo de primeira categoria ou principal é atribuída a seguinte numeração:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo 5 as seguintes:

50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº 55 noutro de terceira categoria:

550 551 552 553 554 555 556 557 558 559

Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos assuntos ou matérias que iriam ser objecto de classificação, baseando-se no principio de que a formação dos números decimais é ilimitada e entre dois números decimais, consecutivos da mesma ordem, podem intercalar-se outros dez da ordem imediatamente inferior.

Exemplo:

51. Expediente e arquivo

510. Expediente e arquivo em geral

511. Arquivo

512. Selecção documental

513. Reprografia

514. Entrada e saída de correspondência

5140. Entrada de correspondência

5141. Saída de correspondência

515. Serviços auxiliares

5150. Serviços auxiliares em geral

5151. Transportes pelas cantinas

516. Telefone

517. Viaturas

Apesar deste sistema de classificação ter imensos simpatizantes devido à sua aparente simplicidade acontece, porém, que enferma de alguns inconvenientes, entre os quais, a rigidez que impõe na divisão dos vários ramos do conhecimento humano; é um sistema relativamente moroso, quer na sua construção, quer na sua aplicação à organização espacial do arquivo e posterior localização, exigindo pessoal especializado.

Classificação Decimal Universal (CDU)

A classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de classificação uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano.

Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primeira edição do que viria a ser a Classificação Decimal Universal. Esta primeira edição do Manuel du Repertoire Bibliografique Universal é um desenvolvimento do esquema base utilizado por Dewey que distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes classes, que por sua vez, são divididas em dez subclasses que se dividem em dez grupos. Cada conceito é traduzido por uma notação numérica ou alfanumérica por exemplo, ao conceito geral de educação corresponde a notação numérica 37.

A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são:

  • Classificação: por ser uma classificação no sentido restrito da palavra agrupa ideias nos seus aspectos concordantes.
  • Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento humano, encarando-os sob os vários aspectos.
  • Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividida em dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdivide de novo decimalmente, pela adição de cifras decimais.

Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e serviços de documentação para a elaboração de ficheiros por assuntos ou matérias e posterior catalogação e arrumação do material bibliográfico. Em Portugal, o uso deste sistema de classificação é generalizado, tanto nas Bibliotecas Universitárias, como nas Bibliotecas Públicas e Escolares.

A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada para fazer face ao surgimento de novos conceitos e conhecimentos do saber humano, principalmente, na área da ciência e tecnologia.

A CDU é composta por:

  1. Uma tabela principal de matérias, que enumera hierarquicamente o conhecimento, nas referidas 10 classes. As divisões principais são:

0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
2 Religião. Teologia
3 Ciências Sociais
4 Classe actualmente não usada
5 Ciências Exactas. Ciências naturais
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitectura. Recreação e Desporto
8 Linguística. Língua. Literatura
9 Geografia. Biografia. História

Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclasses que por sua vez também se subdividem em áreas cada vez mais especializadas.

  1. As tabelas auxiliares, que representam não assuntos, mas formas de os especificar (por lugar, tempo, forma, língua, etc.), flexibilizando muito mais a representação dos conceitos.
  2. Um índice, lista alfabética de conceitos. A cada conceito corresponde uma notação que serve de guia na consulta da tabela principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a notação adequada ao assunto que se pretende pesquisar.

Uma das principais vantagens desta classificação reside na sua dimensão universal e internacional, dada a sua independência face a todas as expressões idiomáticas, o que facilita enormemente a pesquisa e a troca de informação ao nível internacional.

No seguimento do exemplo anterior, tal significa que a notação 37 e o conceito que lhe está associado, é igual em todas as bibliotecas do mundo que adoptem este sistema de classificação.

O seu grande inconveniente resulta da sua aplicação que exige pessoal altamente especializado dado que é um grande risco classificar matérias diferentes com o mesmo número.


Classificação Automática

As operações de classificação podem ser objecto de uma automatização em moldes parciais, já que a inteligência humana continua a ser indispensável para seleccionar o assunto principal e determinar as informações secundárias. Actualmente a sua aplicação é feita a título experimental em algumas bibliotecas.

A classificação automática assenta no seguinte princípio geral: ao caracterizar diversos objectos de uma colecção organizando-os por séries de atributos (data, forma, língua, domínio, e outros), é possível comparar, agrupando, de dois em dois e contar para cada par o número de atributos comuns. O resultado conduz à colocação em conjunto dos objectos que possuem características frequentes, constituindo classes não à priori mas sim à posteriori.

O interesse que desperta a classificação automática situa-se ao nível da pesquisa documental. Ela permanece sem utilidade em organizações que já possuem a classificação física das obras, sendo incapaz de recriar automaticamente um esquema classificatório. A concepção e desenvolvimento de uma linguagem classificatória e a sua aplicação a um determinado fundo documental são de competência exclusiva do domínio do homem.

A Associação Internacional para a Classificação situada na Alemanha publica sob o patrocínio da FID (Federação Internacional de Documentação, a revista International Classification onde se apresentam estudos sobre a teoria dos conceitos, a terminologia sistemática e a organização do saber. Estas organizações e outras interessam-se pelos métodos matemáticos aplicáveis neste domínio.

Esta matéria foi retirada do site de Joaquim Ribeiro

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7 Comentários
  1. Claudia Link Permanente

    Gostei muito do site, a linguagem é clara, direta, e muito bem explicada. Foi de grande utilidade, já que procurava algo que fosse capaz de auxiliar no meu entendimento e direcionamento de estudo, que está focado nas questões que são cobradas em concursos. Estão de parabéns!!

    • Oi Claudia, que bom que gostou do site, espero sempre atender as suas expectativas. Não esqueça de sempre dar uma passadinha por aqui
      abraços
      eder

  2. emerson Link Permanente

    Gostei muito do site mais aqui tem algum programa que eu possa simplesmente inserir os dados?

    • Oi Emerson, deixa eu te explicar como faço as postagens:Eu pego o tema entro em vários sites de referências e vejo todas as postagens e monto uma mais completa.O texto na verdade não é feito por mim, inclusive eu coloco as fontes, para que as mesmas sejam valorizadas pelo trabalho. Caso a postagens não tenha fonte é por que foi as primeiras que fiz e não procedia desta maneira.
      Obrigado pelo comentário.
      Abraços

  3. Este post me ajudou bastante. Obrigada!!!

  4. Simplesmente ADOREI! Site explicativo de forma sintética e clara

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