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Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos

06/12/2010

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Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Inicialmente, apresentaremos os conceitos de gestão documental e protocolo, que serão de grande importância para uma melhor compreensão do tema proposto. “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991). Protocolo é a denominação geralmente atribuída a

setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.  (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).

É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros  problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo.

Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação) vamos dar atenção especial ao Protocolo. É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo.  E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.), destaca-se:

  • Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.

Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.):

  • Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários;
  • Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;
  • Classificar o documento de acordo com o método da instituição;, carimbando-o em seguida;
  • Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
  • Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
  • Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;
  • Arquivar as fichas de protocolo.

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento.  Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

  • Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
  • Separar as cópias, expedindo o original;
  • Encaminhar as cópias ao Arquivo.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.

Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.

Conclusão

Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque as grandes instituições optam por um sistema de protocolo. Independente do tamanho da instituição, a idéia da implantação de um sistema de protocolo é válida, desde que algumas ações sejam tomadas no sentido de colaborar para que este sistema atenda às necessidades para que foi criado.  Esperamos que tenha ficado claro que de nada adianta apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo se não houver uma colaboração instituição / funcionários. É um procedimento relativamente simples, se comparado as facilidades que pode trazer. Fica ainda a idéia que não se deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os suportes estão sempre em transformação, necessitando assim de melhores condições na manutenção destes.

Referências Bibliográficas

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 4.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 97-99.

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; SERRA JÚNIOR, Lamberto Ricarte. O sistema de registro e controle da tramitação das informações arquivísticas: possibilidades de construção de um instrumento gerencial.  Brasília, 2000.

SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44.

Este texto foi retirado de uma apostila divulgada na internet.

FACE – Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação

Curso: Arquivologia

Período: 2º/2004

Professora: Larissa Costa

Alunos: Douglas Marques Evangelista    Matrícula: 04/13861

Flavio Rolim Pinheiro Resende  Matrícula: 04/14701

Protocolo: solução ou problema ?

Por Flávio Rolim Pinheiro Resende

Douglas Marques Evangelista


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From → Arquivologia, estudos

2 Comentários
  1. mauricio dias permalink

    show de bola! Gostei e aprendi muito com vocês, obrigado!!

  2. concurso publico de agente comunitário de saúde

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